Privacyverklaring

Versie: Augustus 2024

Dit is de privacy verklaring van HOKA Noord-West (hierna: 'HOKA' of 'wij'). In deze verklaring beschrijven wij hoe HOKA omgaat met de persoonsgegevens van onze klanten, leveranciers, business partners en andere derde partijen. Deze privacy verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.

Laatste wijzigingsdatum: augustus 2024

HOKA Noord-West

De Hulk 5
1647 DR Berkhout

Tel.: 0229 - 57 16 82

E-mail: planning@hoka.nl

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of persoon identificeerbare persoon (zoals naam, geboortedatum en contactgegevens). HOKA verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons heeft verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:

  • Basisinformatie, zoals uw naam (inclusief voorvoegsel of titel), het bedrijf waarvoor u werkt, uw titel of functie en uw relatie tot een persoon.
  • Contactgegevens, zoals uw postadres, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
  • Technische informatie, zoals informatie uit uw bezoeken aan onze website of toepassingen of in verband met materiaal en mededelingen die wij u elektronisch toesturen.
  • Financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, in verband met de uitvoering van de overeenkomst met u.
  • Accountgegevens, bijvoorbeeld door het aanmaken van een profiel op deze of een andere website, per e-mail, per app of telefonisch.
  • Gegevens die u aan ons verstrekt ten behoeve van het bijwonen van bijeenkomsten en evenementen, waaronder toegangs- en dieetwensen
  • Alle andere persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan ons verstrekt.
  • In sommige gevallen verwerken wij speciale categorieën persoonsgegevens of gevoelige persoonsgegevens, zoals kredietwaardigheid. Als wij van plan zijn dit soort persoonsgegevens te verwerken, zullen wij u vragen hiervoor toestemming te geven.

HOKA verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het verzenden van onze nieuwsbrief en andere publicaties.
  • Om u uit te nodigen voor onze bijeenkomsten en evenementen.
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen uitvoeren.
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken en om informatie te plaatsen op of informatie uit te wisselen op een website of in een app.
  • Om producten en/of diensten aan te bieden en/of informatie over onze producten en/of diensten.
  • U te beoordelen en accepteren als klant, leverancier of partner of andere derde partij in het kader van het sluiten van een overeenkomst met u.
  • Het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met u.
  • Het sluiten van overeenkomsten met leveranciers, business partner of andere derde partijen in verband met de uitvoering van een overeenkomst met u.
  • De ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening.
  • Voor (markt)onderzoek, trendanalyses, klantprofielen en statistische onderzoeken, waarbij gegevens worden geanonimiseerd en niet meer herleidbaar zijn tot een identificeerbare natuurlijke persoon.
  • Voor het uitvoeren van bedrijfsprocessen, (intern) management en (management)rapportages
  • Om de veiligheid, beveiliging, gezondheid en integriteit te bevorderen.
  • Om uw gedrag op de website of een app te analyseren om daarmee mogelijk de website of de app te verbeteren en/of het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
  • Om uw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoeften.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn, afhankelijk van het geval, de noodzaak van die verwerking voor het sluiten en uitvoeren van onze overeenkomst met u, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, om de vitale belangen van u of een andere natuurlijke persoon te beschermen of voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HOKA of onze partners, tenzij uw belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen, of, in voorkomend geval, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

HOKA kan gebruik maken van geautomatiseerde instrumenten om beslissingen te nemen over personen. Beslissingen met een negatieve uitkomst voor u zullen wij echter niet uitsluitend baseren op de resultaten van een dergelijk geautomatiseerd instrument. Deze uitzondering is niet van toepassing indien:

  1. Het gebruik van geautomatiseerde instrumenten noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak die moet worden verricht om aan wetgeving te voldoen of die door de wet wordt voorgeschreven; of
  2. De beslissing door HOKA is genomen teneinde een overeenkomst met u aan te gaan, te beheren of uit te voeren; of
  3. U uitdrukkelijke toestemming heeft verleend.

Indien de besluitvorming de verwerking van gevoelige persoonsgegevens vereist, dan baseert HOKA zich niet uitsluitend op de resultaten van geautomatiseerde besluitvormingsinstrumenten of profilering.  

In de gevallen bedoeld in 2 en 3 van deze paragraaf , zal HOKA passende maatregelen nemen om uw legitieme belangen te beschermen,  bijvoorbeeld door u de mogelijkheid te bieden uw mening te geven en opvolging te geven aan aanpassingen vanwege gerechtvaardigde bezwaren.

HOKA bewaart uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, om de gerechtvaardigde belangen van HOKA te behartigen en zo lang als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

HOKA deelt uw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Dit kan gaan om banken, verzekeraars, ICT dienstverleners, accountants, adviseurs en onderaannemers. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. HOKA blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Daarnaast verstrekt HOKA uw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Onze websites kunnen links bevatten naar (social media) websites van derden of kunnen u verwijzen naar de websites van dergelijke bedrijven, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook, die privacyverklaringen kunnen hebben die afwijken van de onze. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking of openbaarmaking van persoonsgegevens die via andere websites worden verzameld of door deze derden worden verwerkt. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites van derden te raadplegen om op de hoogte te blijven van de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens.

Indien uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land dat geen adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt, zal HOKA maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd, zoals het afsluiten van EU-standaardcontractbepalingen met deze derden. Ook voeren wij dan een Transfer Impact Assessment uit met betrekking tot de risico's die de verwerking van uw persoonsgegevens in niet-adequate landen met zich meebrengt.

In andere gevallen worden uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is.

HOKA gebruikt (verschillende soorten) cookies om de prestaties van de website te optimaliseren en voor het analyseren van de website en de inhoud op de website.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw browser zo in te stellen dat het opslaan van cookies wordt uitgeschakeld. Daarnaast kunt u in uw browserinstellingen alle eerder opgeslagen informatie verwijderen of u kunt dit op elk moment wijzigen in de cookie-instellingen van onze website.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door HOKA en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een machine leesbaar formaat te ontvangen. Wij zijn verplicht die gegevens zonder belemmering van onze kant aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming tot of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar planning@hoka.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, maar in elk geval binnen vier weken.

Verwijdering van uw persoonsgegevens is alleen mogelijk als er geen wettelijke verplichtingen voor HOKA bestaan om de gegevens te bewaren.

HOKA neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit gebeurt o.a. door middel van het IT beveiligingsbeleid, door training van medewerkers en door gebruik te maken van beveiligde opslag en verbindingen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op met ons via planning@hoka.nl.